El Decreto 806 de 2020 – Por el cual se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica (en adelante, el “Decreto”), declarado exequible de forma condicionada a través de la sentencia C-420 de 2020, fue una reacción a un escenario negativo a nivel mundial causado por el Virus del Covid-19, el cual, entre otras cosas, generó el cierre de los juzgados, superintendencias, Cámaras de Comercio, y con ello, por desconocerse la duración en el tiempo, no se lograba precaver un mayor aumento de la mora judicial propia de nuestro país, poniendo aún más, en riesgo el acceso a la justicia a los colombianos.

 Así, con la adopción de diferentes medidas para implementar la tecnología en actuaciones judiciales, los cuales ya se venían implementado con el Código General del Proceso, el Decreto llegó para consolidarse como una verdadera solución y garantizar el acceso a la administración de justicia, representando entonces una solución para reactivar los servicios de la Rama Judicial, los cuales, al ser presenciales estaban suspendidos. Vale la pena manifestar que El Decreto tenía una vigencia limitada durante los dos (2) años siguientes a partir de su promulgación, es decir, el día 4 de junio de 2020.

Quiere decir esto que de no haberse convertido el Decreto en legislación permanente, la rama judicial volvería al modelo presencial, perdiéndose las diferentes implementaciones tecnológicas para lograr avanzar en la virtualización, ocasionando nuevamente un retroceso que no tenía justificación alguna, trayendo entonces múltiples cuestionamientos, como lo son:

• ¿Qué pasaría con los Estados publicados en la baranda digital de cada juzgado? Esto acarrearía que con el vencimiento del Decreto ¿Tendríamos que volver a pasar horas revisando estados, trámites, consultas y desplazamientos innecesarios hasta los juzgados?;
• Al ser un proceso 100% virtual ¿volveríamos a expedientes físicos en desgaste de papel e invirtiendo grandes recursos y tiempo por su tamaño?;
• ¿Qué pasaría con la facilidad frente al otorgamiento de los Poderes al no requerirse su autenticación?

El Decreto resultó entonces eficiente no solo para la administración de justicia, sino también para litigantes, estudiantes, académicos, incluso, para los usuarios – clientes.

Lo anterior, despertó en nosotros diferentes sentimientos entre quienes hemos encontrado en la virtualidad más ventajas que desventajas:

1. Reducción en costos;
2. Agilización y depuración de trámites entre el demandante y el demandado con la implementación del envío de la demanda simultánea a la radicación de esta, cuando no se soliciten medidas cautelares;
3. Facilidad y celeridad en la revisión de estados, traslados y en general, de los expedientes, así como facilitar la comunicación entre el Abogado y el Juzgado al solicitar a través de Memoriales, los documentos o enlaces del proceso;
4. Aumento de la confianza en las diferentes herramientas digitales para las partes.

Por tanto, al evidenciarse la gran utilidad de la implementación de la justicia digital, varios actores (empresas, universidades, profesionales, organizaciones como el Instituto Colombiano de Derecho Procesal, entre otros) empezaran a solicitar la permanencia del Decreto al convertirlo en ley.

Hecho que se vio con la carta del 9 de mayo de 2022 y firmada por los presidentes del Consejo Superior de la Judicatura, Consejo de Estado, Corte Suprema de Justicia, Fiscalía General de la Nación y el representante de los empleados de la Rama Judicial al solicitar ante la Cámara de Representantes y al Senado, la agilización en la deliberación para convertir el Decreto en legislación permanente

Fue así, como el pasado 13 de junio de 2022, el presidente de la República sancionó la Ley 2213 de 2022 (en adelante, la “Ley”), por medio de la cual “se establece la vigencia permanente del Decreto Legislativo 806 de 2020 y se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia y se dictan otras disposiciones”.

Algunos cambios importantes que trajo consigo La Ley y que la jurisprudencia ha ido acotando y precisando en aras de evitar imprecisiones a la hora de su aplicación:

1. Mantiene la virtualidad como regla general;
   
2. Enfatiza en la garantía de una atención presencial en los despachos judiciales, si y solo sí, cuando el usuario del servicio lo requiera o cuando el juez lo solicite, siempre brindando especiales medidas a la población en condición de vulnerabilidad o en sitios del territorio donde no se disponga de conectividad;
   
3. Con relación a las actuaciones que deban ser notificadas por emplazamiento, la Ley señaló que solo sería necesaria la publicación en el registro nacional de personas emplazadas, logrando prescindir de la publicación en un medio escrito anteriormente exigido;
   
4. Las actuaciones que deban ser notificadas por estados se fijarían virtualmente con la inserción de la providencia a notificar y permanecerían disponibles para su consulta en cualquier momento;
   
5. Se adicionó a los requisitos de la demanda para su admisión, la obligación de señalar el canal digital al que serían notificadas las partes, sus representantes, apoderados, testigos, peritos y cualquier tercero, o en caso de que se desconociera, así tendría que manifestarse;
   
6. El artículo 8 de la ley 2213 de 2022 estipula:

• “Las notificaciones que deban hacerse personalmente también podrán efectuarse con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado en que se realice la notificación, sin necesidad del envío de previa citación o aviso físico o virtual. Los anexos que deban entregarse para un traslado se enviarán por el mismo medio.
• El interesado afirmará bajo la gravedad del juramento, que se entenderá prestado con la petición, que la dirección electrónica o sitio suministrado corresponde al utilizado por la persona a notificar, informará la forma como la obtuvo y allegará las evidencias correspondientes, particularmente las comunicaciones remitidas a la persona por notificar.
• La notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a contarse cuándo el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje.
• Para los fines de esta norma se podrán implementar o utilizar sistemas de confirmación del recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos.
• Cuando exista discrepancia sobre la forma en que se practicó la notificación, la parte que se considere afectada deberá manifestar bajo la gravedad del juramento, al solicitar la declaratoria de nulidad de lo actuado, que no se enteró de la providencia, además de cumplir con lo dispuesto en los artículos 132 a 138 del Código General del Proceso.
• PARÁGRAFO 1o. Lo previsto en este artículo se aplicará cualquiera sea la naturaleza de la actuación, incluidas las pruebas extraprocesales o del proceso, sea este declarativo, declarativo especial, monitorio, ejecutivo o cualquier otro.
• PARÁGRAFO 2o. La autoridad judicial, de oficio o a petición de parte, podrá solicitar información de las direcciones electrónicas o sitios de la parte por notificar que estén en las Cámaras de Comercio, superintendencias, entidades públicas o privadas, o utilizar aquellas que estén informadas en páginas web o en redes sociales.PARÁGRAFO 3o. Para los efectos de lo dispuesto en este artículo, se podrá hacer uso del servicio de correo electrónico postal certificado y los servicios postales electrónicos definidos por la Unión Postal Universal (UPU) con cargo a la franquicia postal”

Por tanto, debemos precisar y actualizar los siguientes apartes de conformidad con lo impartido por la jurisprudencia al aclarar:

6.1. La Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia estipuló en la Sentencia STC16733-2022 que la notificación personal puede hacerse en el correo electrónico o vía WhatsApp, debiendo entonces afirmar bajo la gravedad de juramento que la dirección electrónica o el medio de comunicación – WhatsApp corresponde al utilizado por la persona; declaración de la otra parte al explicar el medio o la forma en la que obtuvo el canal digital informado; la remisión de la comunicación remitida a la persona a notificar.

6.2. El Consejo de Estado en Auto de Unificación Jurisprudencial del 29 de noviembre de 2022 aclara y define que la Notificación Personal de las Providencias por medios electrónicos, se entenderá una vez transcurridos dos (2) días hábiles siguientes al envío del mensaje electrónico y los términos empezarán a contarse a partir del día siguiente al de la notificación

7. Se incluyó en lo atinente a notificaciones y traslados que los términos únicamente empezarán a correr cuando el destinatario recepcione acuse de recibo o se pueda constatar el acceso del destinatario al mensaje, lo anterior cumpliendo lo dispuesto por la Corte Constitucional en la sentencia C-420 de 2020 por la cual se declaró exequible de forma condicionada el Decreto Legislativo 806 de 2020.
   
8. Los poderes especiales se podrían conceder incluso mediante mensaje de datos, sin que sea necesaria una firma digital o manuscrita, presentaciones personales o autenticaciones adicionales.
   Por tanto, la Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia en la Sentencia STC3134-2023 del 29 de marzo de 2023 estipuló que el poder enviado por mensaje de datos, no deberá estar condicionado a que se acredite su envío desde el correo electrónico del poderdante al apoderado unicamente, ya que en aras de proteger el Debido Proceso, el apoderamiento por medios electrónicos se preume auténtico, aclarando que este término no es ucuanime al entendimiento que sea si y solo si, al envío por correo electrónico.

Todo esto, tal y como lo he expuesto, es simplemente el inicio a un gran cambio en la virtualidad y en la forma de actuar de los abogados, jueces, entre otros, que nos encargamos del Litigio y así, tumbar creencias y procedimientos que lo único que lograban hacer, era congestionar más el aparato judicial. Claro está, esto se puede ir logrando en un trabajo continuo y en conjunto entre los diferentes actores que nos involucramos en esta gestión, dándole mayor seguridad, transparencia y celeridad a nuestros clientes.

Por: Wilson Andres Celis Meneses Abogado de la Universidad San Buenaventura de Cali, con Especialización en Derecho Comercial de la Universidad Pontificia Bolivariana de Medellín y Especialización en Derecho de la Empresa de la Universidad de los Andes. Con más de 10 años de experiencia en las áreas de Derecho privado, particularmente en lo contractual, societario, protección del consumidor y propiedad industrial e intelectual, laboral, entre otros. Miembro del Instituto Colombia de Derecho Procesal – ICDP y Miembro de Alt+Co. Alto impacto en la alineación de necesidades del cliente y entendimiento legal de la estrategia corporativa.
Actualmente es el director Legal de la firma Celis y Morales Abogados Asociados S.A.S.